Blog: Van schoenendoos naar structuur: zo zorg je voor een slimme boekhouding
Veel ondernemers zijn snel het overzicht kwijt in hun administratie. Een goede structuur bespaart je tijd, geld en frustratie. En je bent allerlei verrassingen voor, zoals het bedrag dat je bij de btw-aangifte moet betalen of een factuur waarvan de betalingstermijn is verlopen.
De meeste ondernemers ondernemen omdat ze een creatief idee hebben of omdat ze niet in loondienst willen. De administratie is iets wat ze erbij krijgen, een taak die tijd kost en ingewikkeld is. Vooral bij starters kan het, in combinatie met de belastingaangifte, stress opleveren. Dan kan het lekker zijn om te doen alsof het niet bestaat. Als je de moeite doet om je erin te verdiepen, zul je merken dat het juist rust geeft als je je administratie up-to-date houdt. Gelukkig is er genoeg handige hulp en zijn er handige apps en tools om het leven gemakkelijk te maken.
Waarom is een goede administratie belangrijk?
Een goede administratie is cruciaal voor de financiële gezondheid van je bedrijf. Het biedt je niet alleen inzicht in waar je staat, maar helpt ook om betere beslissingen te nemen en voorkomt problemen met de Belastingdienst. Deze blog geeft je praktische tips & tricks om jouw administratie eenvoudig en efficiënt te organiseren.
Waarom een up-to-date administratie onmisbaar is
Je bent wettelijk verplicht om een administratie te voeren en je uren bij te houden (voor het urencriterium). Dat kan op papier of in digitale vorm. Op basis van je administratie doe je je belastingaangifte en de aangifte omzetbelasting. Als de administratie niet volledig is, bijvoorbeeld omdat bonnetjes of de urenadministratie ontbreken, kan de Belastingdienst een herberekening maken. Maar een goed georganiseerde administratie is naast een verplichting vooral een onontbeerlijk gereedschap dat je helpt om: a) een betere ondernemer te worden, en b) slimmer met je geld om te gaan. Met een up-to-date administratie kun je sturen op cijfers en verrassingen voorkomen. Het zorgt voor:
- Inzicht in welke opdrachtgevers hun factuur nog moeten betalen en hoeveel geld er nog uitstaat aan onbetaalde rekeningen;
- Overzicht in hoeveel je voor de aangifte omzetbelasting moet opzijzetten;
- Inzicht in je opgebouwde buffer en het geld dat nog nodig is voor nieuwe investeringen;
- Controle over je cashflow en uitgaven.
Dit helpt je om slim je administratie bij te houden
1. Stap over op een (online) boekhoudprogramma
Hoewel Excel handig lijkt, biedt een boekhoudprogramma tal van extra voordelen. Belangrijke informatie vind je overzichtelijk in het dashboard en je maakt minder snel fouten. Processen zoals facturatie en btw-berekeningen zijn geautomatiseerd. De meeste boekhoudpakketten zijn “slim”, zodat inkomende facturen direct op de juiste plek worden ingeboekt en de aangifte omzetbelasting nooit meer stress geeft.
2. Ga op zoek naar een slimme boekhouder
Een goede boekhouder, bijvoorbeeld met het NOAB-keurmerk, helpt je bij het opzetten van je administratie en kijkt met je mee. Hij of zij ziet financiële en fiscale dingen waar jij je vaak helemaal niet bewust van bent en helpt je zo om een betere ondernemer te worden. En als je al langer klant bent en een band opbouwt, weet je boekhouder wat je drijfveren en ambities zijn. Hij of zij kan je als klankbord koers helpen houden. En stelt op de juiste momenten kritische vragen – zoals “waar wil je over 5 jaar staan?” –, en rijkt je de handvatten aan om je doelen te halen.
3. Stuur een factuur met betaallink
Wacht niet tot het einde van de maand met factureren. Hoe sneller je facturen verstuurt, hoe eerder het geld op je rekening staat. Dit verbetert je cashflow, zodat je minder financiële stress hebt.
- Zorg dat je alle informatie hebt voor een snelle betaling, zoals eventueel ordernummer, de naam van je opdrachtgever en het juiste e-mailadres van de administratie van je opdrachtgever.
- Digitale facturen worden sneller betaald dan papieren facturen. Wil je extra snel worden betaald, dan is een iDEAL-betaallink een handige aanvulling. Hiermee kun je klanten je factuur laten betalen via WhatsApp, sms, mail of iDEAL QR-code.
- Koppel de facturering aan een vast administratie-moment, waarbij je ook je inkoopfacturen inboekt en klaarzet voor betaling. Het voorkomt niet alleen dat je steeds achter de feiten aanloopt, maar zorgt ervoor dat je met één blik op het dashboard kunt zien hoe je cashflow zich ontwikkelt.
4. Houd je uren bij
Niet alleen je opdrachtgever, maar ook de Belastingdienst verwacht een urenverantwoording. Om in aanmerking te komen voor zelfstandigenaftrek moet je voldoen aan het urencriterium. Er zijn genoeg (gratis) apps om je uren bij te houden. Vaak is het als plugin geïntegreerd in je boekhoudprogramma.
Je administratie bijhouden is kortom minder ingewikkeld en stressvol dan je denkt. Maar dan moet je het wel slim organiseren. Je NOAB-adviseur of boekhouder helpt je er graag bij.
————————————————————————————————————————————————————-
NOAB KEURMERK
De Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) is een branchevereniging met ruim 1.050 aangesloten kantoren.
Deze aangesloten administratie- en belastingadvieskantoren bedienen tezamen meer dan honderdduizenden ondernemers in het MKB-segment,
waarbij het ontzorgen, begeleiden en adviseren van de ondernemer centraal staat.
