Blog: Voorjaarsschoonmaak in je administratie: 5 dingen die beter kunnen
Het voorjaar is traditioneel de tijd van de jaarcijfers en belastingaangifte.
Met de winst- en verliesrekening en balans als achtergrond is het een uitgelezen moment om eens door je administratie heen te gaan om te kijken wat er beter of anders kan en waarop kan worden bezuinigd. Als je je focust op de volgende 5 zaken krijg je grip op de kosten en uitgaven.
Cijfers en ondernemen is als het Taoïstische begrippenpaar yin en yang, twee complementaire tegengestelden die met elkaar in balans (horen te) zijn. Inzicht in de cijfers en betrouwbare prognoses staan aan de basis van een gezonde omzet en winst.
1. Op naar een papierloze administratie!
Een ordner vol facturen en bonnen achter tabbladen is passé. Net zoals je waarschijnlijk zelf je facturen als pdf verstuurt, komen de inkoopfacturen elektronisch binnen, al dan niet verstopt achter een link. Als je je losse bonnetjes direct fotografeert of scant, raak je nooit iets kwijt. Tenminste, als je je bestanden geordend, op een logische plek opslaat. Het enige wat je hoeft te doen is te zorgen voor een heldere mappenstructuur, eventueel met submappen. Denk aan “debiteuren; kantoor; voorraad; telefonie, internet en webhosting; auto/vervoer; inkoop derden; marketing etc.”. Hiermee krijg je snel een overzicht van de kosten per rubriek. Je boekhouder kan helpen met het inrichten van je administratie.
2. Vergroot je cashflow met debiteurenbeheer
Veel ondernemers en zzp’ers kwamen dit jaar in financiële problemen doordat de gemeente Amsterdam de facturen maanden te laat betaalde. Een opdrachtgever die de 30-dagentermijn overschrijdt, gebruikt jou ongevraagd als financier. Debiteurenbeheer zorgt er voor dat je boven op de openstaande rekeningen zit en je facturen alsnog betaald worden als de betalingstermijn is overschreden. Dit is belangrijk voor jouw cashflow. Want als je klant te laat betaalt, kan dat indirect zorgen voor betalingsproblemen aan jouw kant. Met debiteurenbeheer zorg je voor een systeem waarmee je precies ziet hoeveel geld nog uitstaat aan te innen facturen.
Tip! Ben niet bang om een betalingsherinnering te sturen. Bekijk het gewoon van de andere kant: jouw klant wil zelf ook graag op tijd betaald krijgen. Zie het als een normaal klantcontact, want dat is het.
3. Maak een overzicht van de verlengdatum van alle contracten
Het telefoon- of streamabonnement, je internetprovider of cloudopslag, gas en elektra, je leasecontract, je sportschool en ga zo maar door hebben vaak een einddatum met automatische verlenging. Heb je het contract niet 1 maand van tevoren formeel opgezegd, dan zit je er weer voor een langere termijn aan vast. Terwijl je misschien niet tevreden bent met je provider of helemaal geen gebruik maakt van het product of de dienst. Kijk gewoon eens op je rekeningafschriften welke incasso’s lopen. Grote kans dat je een snelle besparing tegenkomt.
4. Kies een spaardoel
Ondernemen is voorsorteren. Voor je belastingen, maar ook voor (her)investeringen of tegenwind. Voorkom financiële stress door te bouwen aan je ondernemersvermogen en financiële onafhankelijkheid. Als zzp’er of ondernemer moet je zelf je buffer en (pensioen)vermogen opbouwen. Dat gaat niet iedereen even goed af. Veel zzp’ers hebben een buffer van maar een paar maanden. Wat helpt is om spaardoelen te kiezen, zakelijk en privé.
Tip! Een goede omzet leidt vaak tot een hogere winst en in het verlengde daarvan een hogere belastingaanslag. Laat je niet verrassen en zet extra geld opzij.
5. Check je samenwerking
De controle op schijnzelfstandigheid houdt de gemoederen alweer een paar maanden bezig. Als zzp’er is het handig om je samenwerkingscontracten erbij te pakken om te kijken bij wie de aansprakelijkheid voor de naheffing ligt als de samenwerking wordt aangemerkt als een dienstverband. Als opdrachtgever kun je jezelf de vraag stellen of de afspraken voldoen aan de vereisten die de wet DBA en Belastingdienst aan de samenwerking stellen.
————————————————————————————————————————————————————-
NOAB KEURMERK
De Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) is een branchevereniging met ruim 1.050 aangesloten kantoren.
Deze aangesloten administratie- en belastingadvieskantoren bedienen tezamen meer dan honderdduizenden ondernemers in het MKB-segment,
waarbij het ontzorgen, begeleiden en adviseren van de ondernemer centraal staat.
