Inloggen

Wwft check: zo voorkom je fouten en houd je grip op risico’s

Een goede Wwft check is voor administratie- en belastingkantoren allang geen formaliteit meer. Toch blijkt in de praktijk dat veel kantoren worstelen met de uitvoering. Procedures zijn er vaak wel, maar worden niet altijd consequent toegepast. En juist daar ontstaan risico’s.

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vraagt om meer dan alleen kennis van regels. Het gaat om structuur, bewustwording en het kunnen aantonen van gemaakte keuzes. Vooral bij cliëntacceptatie, risicobeoordeling en monitoring gaat het regelmatig mis.

Whitepaper – Wwft valkuilen en oplossingen
wwft-check

Waarom een goede Wwft check belangrijk is

Een Wwft check helpt kantoren om risico’s tijdig te herkennen en te beheersen. Denk aan het controleren van cliëntgegevens, het vastleggen van risico-inschattingen en het signaleren van ongebruikelijke transacties.

In de praktijk ontstaan problemen vaak niet doordat stappen helemaal ontbreken, maar doordat ze onvoldoende worden vastgelegd. Tijdens een controle moet je namelijk niet alleen kunnen uitleggen wat je hebt gedaan, maar dit ook aantoonbaar kunnen maken.

Veel kantoren herkennen situaties zoals:

  • dossiers die per medewerker anders zijn opgebouwd;
  • onduidelijkheid over risicoclassificaties;
  • ontbrekende documentatie;
  • onvoldoende periodieke herbeoordeling van cliënten.

Juist deze punten maken een kantoor kwetsbaar bij toezicht.

Wwft-beleid dat echt werkt binnen het kantoor

Een sterke Wwft-aanpak vraagt om duidelijke processen, vaste werkafspraken en betrokken medewerkers. Wanneer risico’s consequent worden beoordeeld en kennis breed binnen het kantoor aanwezig is, ontstaat meer controle en uniformiteit in de uitvoering. Zo groeit Wwft uit tot een structureel onderdeel van de dagelijkse praktijk en wordt de organisatie minder kwetsbaar voor fouten of afhankelijkheden.

Begin met duidelijke processen

Een effectieve Wwft check begint bij heldere werkafspraken. Wanneer medewerkers precies weten welke stappen zij moeten uitvoeren en hoe deze worden vastgelegd, ontstaat consistentie binnen het kantoor.

Wwft check en risicoclassificatie

Een belangrijk onderdeel van de Wwft is het werken met risicoclassificaties. Toch gebeurt dit in veel kantoren nog op basis van gevoel of ervaring. Dat maakt het lastig om risico’s objectief te beoordelen.

Door cliënten onder te verdelen in duidelijke risicocategorieën ontstaat meer grip. Denk bijvoorbeeld aan factoren zoals branche, internationale transacties of complexe eigendomsstructuren. Leg deze beoordelingen altijd vast in het dossier en plan vaste momenten voor herbeoordeling.

Zo voorkom je dat een cliënt jarenlang dezelfde classificatie houdt terwijl de situatie ondertussen volledig is veranderd.

Kennis binnen het hele kantoor is belangrijk

De Wwft is geen verantwoordelijkheid van één specialist. Iedere medewerker die contact heeft met cliënten speelt een rol in het herkennen van signalen en het naleven van procedures.

Toch ligt Wwft-kennis in veel organisaties nog bij een klein aantal medewerkers. Dat zorgt voor afhankelijkheid en vergroot de kans op fouten. Regelmatige training en het bespreken van praktijkvoorbeelden helpen om bewustwording te vergroten.

Daarnaast is het belangrijk om Wwft niet als los onderdeel te zien, maar als vast onderdeel van de dagelijkse werkprocessen. Alleen dan ontstaat echte borging.

Van verplichting naar praktische aanpak

Veel kantoren ervaren de Wwft als complex en tijdrovend. Maar verbeteren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Juist kleine, concrete stappen zorgen vaak al voor meer overzicht en controle.

Wil je weten welke valkuilen administratie- en belastingkantoren het vaakst tegenkomen én hoe je deze praktisch oplost? Download dan de whitepaper.

Whitepaper – Wwft valkuilen en oplossingen

#wijzijnnoab

  • NOAB Paperdork